Зачем нужен «Журнал регистраций» в 1С 8.2


В программных продуктах «1С» имеется в наличии инструмент для контроля за документооборотом фирмы. С его помощью можно отследить действия, которые совершались с конкретным документом независимо от того, кто, когда и какую операцию совершал.

Этот инструмент называется «Журнал регистраций». Одна из главных функций его состоит в контроле за доступом к документам. На практике это позволяет разобраться в разных ситуациях, которые могут возникнуть в делопроизводстве. Представим ситуацию, когда сотрудник создал, заполнил и провел документ, а на практике оказалось, что параметры, которые были в нем заданы, не соответствуют действительности. Например, по накладной нужно отгрузить заказчику больше товара, чем он за него заплатил. При этом сотрудник уверен, что документ он заполнил и провел правильно.

«Журнал регистраций» поможет разобраться в этой ситуации. Выбрав в меню «Сервис» программы от «1С» соответствующий пункт проверяющий получает доступ ко всем документам, которые были проведены через ПО. При помощи системы отбора, в которой присутствуют три вкладки с различными фильтрами, он может без проблем найти проблемный документ. В его свойствах будет показано, когда он последний раз изменялся, учетная запись и компьютер, с которой производилось редактирование, какие действия были совершены и тип приложения, которое использовалось для этого. Таким образом можно проверить правду ли говорит заполнявший документ сотрудник и если да, то кто и зачем после него изменял документ.

Помимо этого из «Журнала регистраций» можно производить экспорт данных в динамичные XML-файлы, где посредством внутреннего языка произвести общий анализ документации. Кроме этого в архивных целях данные из журнала можно экспортировать в специальный файл (а в случае необходимости снова подгрузить их), в текстовый документ, таблицу Exel или HTML-файл. Также, если в журнале скопилось слишком много устаревшей информации ее можно удалить. В этом случае рекомендуется не удалять записи безвозвратно, а воспользоваться экспортом данных в файл. Если базу понадобиться подгрузить вновь, то сделать это будет очень просто, а новые записи при этом останутся на месте.

Отметим, что «Журнала регистраций» в ПО от «1С» включен по умолчанию. Но некоторые администраторы предпочитают его отключать для экономии ресурсов. Делать это крайне не рекомендуется, так как в случае вышеописанных и многих других проблем найти их источник будет весьма проблематично.

По материалам фирмы "Фидес".